Kako učinkovito upravljamo svoj čas, kadar ne vemo, kje se nas drži glava?
December je bil zame več kot dve desetletji najbolj stresno obdobje leta. Ker sem moral – poleg vseh drugih obveznosti – pred prazniki obiskati še približno petdeset ključnih poslovnih partnerjev po vsej Sloveniji.
Tega nisem nikoli počel nenapovedano, temveč sem z vsakim uskladil termin srečanja. In še čakal, da smo v podjetjih dobili darila, saj kupcev pred Novim letom ne moremo obiskati praznih rok.
Tako je za sestanke ostalo deset do največ petnajst delovnih dni.
Zato vas povsem razumem, če ste pod dvojnim stresom in komaj čakate, da bo to mimo.
Vendar december ni edini mesec, ko včasih ne vemo, kje se nas drži glava, saj se to nekaterim dogaja skoraj vse leto.
Težava je še bolj neprijetna, ker skrbi ne moremo preprosto izklopiti, temveč nanje mislimo tudi po službi. Zaradi tega smo doma zamišljeni, mentalno odsotni, razdražljivi in se morda celo po nepotrebnem prepiramo ali deremo na otroke.
Iz vseh teh razlogov že desetletja uporabljam preprost način za upravljanje časa, s katerim se dokaj uspešno izogibam opisanim sitnostim.
Najhuje je, dokler imamo zadeve samo v glavi in včasih že povzroča paniko, da vsega enostavno ne bomo zmogli izvesti pravočasno.
Zato je prvi korak, da svoje obveznosti zapišemo na papir ali v računalnik. Brez posebnega vrstnega reda, zgolj vse, kar moramo urediti.
Že po tem se običajno izkaže, da obveznosti sploh niti tako zelo veliko in niso tako strašne, kot se je zdelo.
V drugem koraku vsaki nalogi pripišem stopnjo pomembnosti po metodi ABC.
Zelo pogosta napaka namreč je, da večina dela, kar jim je najbolj prijetno – ali najmanj zoprno – namesto najbolj pomembnega.
Pri razvrščanju uporabljam naslednje kriterije.
Prve so vedno zadeve, ki nam prinesejo denar. To so izdaja računov, prejeta naročila, ki jih posredujemo v izvedbo, pojasnila sodelavcem, da naročila lahko izvedejo, zavrnitve izdanih računov, ki jih moramo uskladiti s kupci ali sodelavci in podobno. V glavnem vse dejavnosti, ki so povezane z denarjem na našem računu.
V drugo skupino uvrstimo naloge, ki prinašajo nova naročila. Recimo izdelava ponudb, na podlagi katerih prejmemo naročilnice, priprava in usklajevanje pogodb, stiki s kupci, ki smo jim že posredovali ponudbe, izdelava novih ponudb in podobno. To so dejavnosti, kjer prodajni proces že poteka.
V tretjo skupino spadajo obveznosti, ki jih imamo z obstoječimi kupci. Ker od njih živimo in si zaslužijo posebno pozornost. Med drugim tudi reševanje pritožb, ki so priložnost za utrjevanje zaupanja in dobre dolgoročne odnose.
V četrti skupini pa so naloge, s katerimi navezujemo nove stike in iščemo prodajne priložnosti. Trženjske aktivnosti, kot so priprava in objava raznih besedil, skupinske predstavitve, mreženje na dogodkih s ciljnimi kupci, LinkedIn, spremljanje razpisov in podobno. Dejavnosti, kjer se prodajni proces še ni začel.
Po drugem koraku imamo torej izdelan seznam obveznosti, označene A, B in C.
V tretjem pa jih moramo še dosledno izvesti. Torej, najprej vse A, preden se lotimo B in nato C, če slednjih nismo posredovali komu drugemu, ali so postale nepomembne.
Čeprav opisani pristop morda izgleda kar preveč preprost, preizkušeno deluje.